Todo lo que usted siempre quiso saber de las copias de las escrituras pero nunca se atrevió a preguntar (o tal vez sí)

Una de las preguntas que más nos hacen a los notarios es: “¿firmo todas las hojas?” La respuesta es no, solo se firma la última página, dado que esta firma implica prestar el consentimiento a todo lo que hay encima de ella. Otra de las preguntas más frecuentes, que hace el ciudadano con la escritura que acaba de firmar en la mano, es: “¿este ejemplar es para mí?”. De nuevo, la respuesta es no. Vamos a desentrañar en esta entrada, en la medida de lo posible, cómo funciona la circulación del documento notarial.

Sirva de premisa la siguiente: la escritura o el acta que firma el notario con los comparecientes, que conocemos como matriz, no circula en el tráfico. Se queda bajo la custodia del notario, formando parte integrante e inseparable de su protocolo, que se encuaderna anualmente (y que muchos ciudadanos podréis ver en las notarías debidamente colocado). Eso significa que lo que el ciudadano obtiene una vez que ha firmado el documento notarial no es la matriz en sí misma, sino una copia. Y por eso, respondiendo a otra pregunta muy habitual, en las copias nunca salen las firmas de los ciudadanos, porque están solo en la matriz.

Hay dos tipos de copias: simple y autorizada. La copia simple tiene valor meramente informativo. Sin embargo, la copia autorizada, que se expide con la firma del notario, es un documento público, con el mismo valor que la escritura matriz. Son reproducciones exactas de la matriz y tienen el mismo valor probatorio que la escritura. Es por esa razón por la que no basta traer a la notaría la copia simple de un poder o las capitulaciones matrimoniales escaneadas, sino que hay que venir con la copia autorizada, porque es la única que demuestra la existencia de la escritura que reproduce. Por ese mismo motivo, las copias autorizadas son las únicas que se inscriben en los Registros de la Propiedad y Mercantil, o las que permiten autoliquidar los impuestos correspondientes.

Esa diferencia también se pone de manifiesto en el arancel. Las copias autorizadas son más caras: de acuerdo con el arancel  notarial (aprobado por Real Decreto), 3,005061 € por cada folio o parte de él (a partir del duodécimo folio, se reduce), a diferencia de los 0,601012 € por folio de las copias simples. No obstante, el arancel varía en ambos casos cuando la copia que se expide tiene más de cinco años de antigüedad.

Ahora bien, ambas copias, simple y autorizada, pueden ser electrónicas. Es decir, el notario puede proporcionarte una copia simple electrónica de tu escritura, aunque tendrá el mismo valor limitado que la copia simple en papel. Pero si te interesa tener una copia autorizada electrónica de tu escritura, desde el año 2023 puedes pedirlas en cualquier notaría. En este caso, es necesario que la escritura se haya autorizado a partir del 9 de noviembre de 2023, que es cuando entró en vigor la ley que creó el protocolo electrónico. En este caso, recibirás un archivo electrónico que podrás utilizar en otras notarías, registros o ante cualquier autoridad con un CSV que permitirá verificar su autenticidad.

Y eso nos lleva a otra cuestión importante: ¿cómo se pide una copia a un notario? Y, lo más importante, ¿quién la puede pedir?

Lo primero es identificar la escritura cuya copia se solicita, es imprescindible saber:

• Notario autorizante
• Fecha de autorización
• Número de protocolo

Una vez identificada la escritura, para formalizar la solicitud de cualquier tipo de copia, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento Notarial, se puede proceder de cualquiera de las dos formas siguientes:

• Se puede comparecer personalmente en la notaría para pedirla.
• Se puede comparecer personalmente ante el notario más cercano o que le sea más accesible y solicitarle a él o ella que solicite la copia al notario que la tenga en su protocolo.

El solicitante (o la persona que tenga facultades al efecto que acredite debidamente; por ejemplo, un apoderado con facultades para pedir copias) tendrá que comparecer personalmente con su Documento Nacional de Identidad (y, en su caso, la copia autorizada del poder del que se derive la representación).

Hay una tercera vía, abierta a partir de 2023, que es solicitarla a través del Portal Notarial del Ciudadano (www.portalnotarial.es), desde donde podras solicitar y gestionar tus copias electrónicas. Aunque puede ser necesario acreditar adecuadamente ciertos requisitos que veremos ahora y ello podría hacer necesaria la comparecencia personal en la notaría.

Y es que el protocolo notarial es secreto. Las copias no se pueden expedir a cualquier persona. Se necesita tener interés legítimo para obtenerla. Por tanto, deberá fundarse el derecho a copia en alguno de los siguientes extremos:

• Ser el solicitante otorgante de la escritura (o que sea el solicitante heredero de algún otorgante).
• Que se reconozcan o atribuyan derechos a favor del solicitante (o de persona de la que el solicitante sea heredero).
• Que tenga algún otro interés legítimo, a juicio del notario que custodia la copia y que debe ser alegado y explicado debidamente en la solicitud de copia que se realice, no siendo posible dirimir esa cuestión, de forma oficial y definitiva, por vía telefónica ni por e-mail, dado que la solicitud de copia y su concesión o denegación deben realizarse presencialmente (o a través del Portal Notarial del Ciudadano, pero si este interés legítimo se funda en documentos físicos, habrá que presentarlos en la notaría).

Para terminar, como píldora final, apuntaremos otra característica de las copias: ¿qué es una copia con efectos ejecutivos?

Cuando se pretende hacer valer una determinada obligación contraída en escritura con fuerza ejecutiva ante un tribunal, para que éste imponga un efecto determinado, se necesita una copia con efectos ejecutivos. Se regulan en el artículo artículo 17 de la Ley del Notariado y el artículo 517.2.4.º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento civil y otros concordantes del Reglamento Notarial. Antes, el carácter ejecutivo se atribuía según el orden cronológico de expedición de las copias (lo tenían las primeras copias). Pero una reforma de 2007 hizo que no dependiera del criterio temporal, sino de que se pida la expedición con efectos ejecutivos o no.

El artículo 517.2.4º de la Ley de Enjuiciamiento Civil, antes de ser reformado por la Ley Orgánica 1/2025, partía de un principio general: sólo podía obtenerse una copia con carácter ejecutivo. Para obtener copias adicionales con carácter ejecutivo era necesario el consentimiento de todas las partes. Sin embargo, la citada Ley Orgánica, demostrando una técnica legislativa absolutamente deficiente y una calidad técnica inexistente, ha reformado el artículo 517.2.4º LEC  sin darse cuenta de que estaba suprimiendo la mención legal expresa del principio general (que una segunda copia con efectos ejecutivos requerirá consentimiento de ambas partes). Y lo más paradójico de todo es que lo hacía con la intención de adaptar la Ley de Enjuiciamiento Civil a la reforma del Reglamento Notarial de 2007, es decir, para quitar las reminiscencias al criterio puramente temporal.

Creemos que el criterio del legislador no era cambiar el sistema general, máxime cuando quedan vigentes preceptos concordantes en ese mismo sentido, sino que se trata (triste pero indiscutiblemente) de un descuido legislativo. A veces la intención no es (todo) lo que cuenta. Nuevos descuidos son nuevos problemas.