Preguntas y respuestas sobre la firma de una escritura ante notario por videoconferencia

La ley 11/2023, de 8 de mayo, introdujo la novedad de que determinados documentos notariales se puedan autorizar por videoconferencia. Esto permite al ciudadano conectarse por videollamada con el notario y firmar su escritura electrónicamente.

No obstante, dicha conexión se verifica con todas las garantías. Es decir, no se trata de que el notario se conecte con una videollamada con el cliente desde su teléfono, como la que haría con cualquier familiar o amigo, a través de una aplicación de uso común (como WhatsApp, Zoom, Teams u otra similar). La conexión con el notario tendrá lugar en el espacio habilitado por el Consejo General del Notariado, accesible desde la web www.portalnotarial.es

¿Cuáles son los documentos que se pueden autorizar por videoconferencia?

La ley no permite la autorización de cualquier tipo de documento público, sino solo los que se han introducido en el artículo 17.ter de la Ley del Notariado, que son los siguientes:

1. Las pólizas mercantiles. En este caso, además, la ley presenta la novedad de que la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial, implicará su consentimiento al negocio documentado, por lo que no será necesario que un representante del banco acuda a la firma.
2. La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias. Es decir, no podrán otorgarse por videoconferencias si se realizan aportaciones de inmuebles u otros bienes de naturaleza mobiliaria distintos del dinero.
3. Los poderes para pleitos, los electorales y los poderes especiales (para actos concretos). Ahora bien, en ningún caso será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
4. La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
5. Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías, como las cancelaciones de hipotecas.
6. Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto, es decir, las actas de manifestaciones.
7. Los testimonios de legitimación de firmas.
8. Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento. Por tanto, la regla general es que un testamento no puede autorizarse por videoconferencia, por lo que solo será posible en caso de confinamiento en caso de epidemia.
9. Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
10. La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
11. Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente. Esta última posibilidad, que permite una ampliación de los supuestos que pueden autorizarse por videoconferencia, no ha sido ejecutada aún por el poder ejecutivo.

¿Cuál es el procedimiento para otorgar una escritura por videoconferencia?

Lo primero que hay que hacer es registrarse en el Portal Notarial del Ciudadano (PNC).

El registro puede ser de dos formas:

• Simple: este registro es el que se hace con la creación de un usuario y una contraseña, sin más requisitos.
• Acreditado: este registro, de naturaleza especial y reforzada, se realiza en la notaría, compareciendo ante el notario con tu DNI y pidiéndole a él que te registre en el Portal.

¿Un registro simple puede convertirse en un registro acreditado?

Sí, de dos formas. La primera sería compareciendo en la notaría con tu DNI para que el notario acredite que el registro simple corresponde al portador de dicho DNI. La segunda sería mediante la introducción de un certificado electrónico admitido en la Unión Europea.

Cualquiera de las dos formas convierte el registro en acreditado y esto tiene especial importancia: solo con un registro acreditado se puede firmar una escritura por videoconferencia, porque se necesita un certificado electrónico para poder firmar la escritura. En el primer caso, si el ciudadano dispone de un certificado electrónico reconocido, podrá utilizarlo; en el segundo, dado que el notario ha identificado previamente al ciudadano, el Portal Notarial del Ciudadano le proporcionará un certificado electrónico en el momento de la firma.

Si no se cumple una u otra opción, no se podrá firmar por videoconferencia.

¿Hay que cumplir algún requisito más?

Sí, hay que validar la documentación identificativa a través del Portal, con la Dirección General de la Policía, subiendo una fotografía del DNI y realizando un selfie que permita contrastar los datos biométricos. Lo puedes hacer desde tu perfil.

Además, si la comparecencia en el portal tiene lugar a través de poder u otro documento de representación, este deberá exhibirse en forma auténtica al notario (bien presencialmente, bien mediante una copia electrónica autorizada con su CSV correspondiente).

¿Cómo podemos programar una cita?

Hay que elegir el negocio concreto entre los que están disponibles para autorizar por videoconferencia y elegir al notario para solicitar la cita. Una vez enviada al notario, éste validará la cita y se pondrá en contacto contigo para preparar la escritura.

Cuando llegue la hora de la cita, podrá conectarse a una sala de espera virtual hasta que el notario se conecte. En ese momento, se compartirá la escritura en la pantalla, para que pueda leerla el ciudadano y seguir la explicación del notario. Finalmente, se habilitará la firma a través del Portal y, con los códigos enviados por SMS a su móvil, podrá firmar el documento.

Si durante algún momento surge alguna duda sobre cuestiones técnicas, el Centro Tecnológico del Notariado pone a disposición del ciudadano un teléfono de contacto: 91 278 51 96. Su horario de atención es de lunes a viernes de 8.30-19.30.

En definitiva, el otorgamiento de escrituras por videoconferencia puede resultar muy útil para facilitar algunos trámites notariales, porque permitirá, apoyándose en la tecnología, gozar de las ventajas derivadas de intervención de Notario.